Znasz to uczucie? Trzeba wysłać e-mail po angielsku, a Ty od 10 minut patrzysz w puste okno i zastanawiasz się, czy zacząć od Dear, czy od Hi. Potem to samo z zakończeniem. Sama treść bywa problematyczna ze względu na swoją długość i złożoność – to zrozumiałe.
Ale problem z początkiem i zakończeniem, które można zamknąć w kilku słowach? Bez sensu! Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie artykuł, dzięki któremu raz na zawsze pozbędziesz się wątpliwości. Dowiesz się, jak napisać e-mail po angielsku tak, żeby początek i zakończenie przestały zjadać Ci połowę czasu.
Jak napisać maila po angielsku? Struktura, którą warto znać
To, jak zaczniesz i zakończysz maila po angielsku, zależy przede wszystkim od jednej rzeczy: czy piszesz oficjalnie, czy prywatnie. Reszta jest już powtarzalna, bo pisanie e-maila opiera się na stałym szkielecie.
Ten szkielet wygląda tak samo w mailu formalnym i w wiadomości do znajomego: temat, powitanie, cel wiadomości, szczegóły, ewentualna prośba, zakończenie i podpis. Cel warto określić już w pierwszym lub drugim zdaniu. Czytelnik nie powinien się domyślać, po co do niego piszesz.
Temat wiadomości niech będzie krótki i i konkretny. Meeting request (prośba o spotkanie) mówi więcej niż Question, a odbiorca od razu wie, czego się spodziewać. Główną część podziel na jeden do trzech krótkich akapitów, z których każdy porusza jeden wątek.
Jedna rzecz, która oszczędzi Ci sporo błędów. Nie tłumacz zdań dosłownie z polskiego. „W nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej” ma swój angielski odpowiednik i nie jest nim kalka językowa „słowo w słowo”. Ale ta zasada dotyczy naturalnie – nie tylko maili.
| Element | Mail formalny | Mail nieformalny |
|---|---|---|
| Powitanie | Dear Mr Brown | Hi Tom |
| Pierwsze zdanie | I am writing to… | How are you? |
| Formy skrócone | pełne formy, np. do not | don’t, can’t, slang |
| Emotikony | nie używamy | jak najbardziej |
| Zakończenie | Yours sincerely | See you soon |
Zasady pisania maili sprowadzają się więc do jednego pytania: jak blisko jesteś z odbiorcą. Mail nieformalny wybacza wszystko, formalny znacznie mniej.
Jak zacząć maila po angielsku?
Żeby dobrze zacząć maila, potrzebujesz dwóch elementów: powitania dopasowanego do relacji z odbiorcą i pierwszego zdania, które od razu zdradza cel wiadomości. Bez tych dwóch elementów trudno poprawnie napisać e-mail, który odbiorca potraktuje poważnie.
Wybór powitania zależy głównie od tego, czy znasz imię lub nazwisko adresata, a także czy znacie się już prywatnie lub korespondowaliście w przeszłości.
Powitanie i pierwsze zdanie w mailu formalnym
E-mail formalny przeważnie zaczynamy od zwrotu Dear i tu masz trzy warianty, zależnie od tego, ile wiesz o odbiorcy.
- Dear Mr Brown lub Dear Ms Brown – gdy znasz nazwisko adresata. Po polsku raczej wybralibyśmy imię zamiast nazwiska np. „Szanowny Panie Szymonie”.
- Dear Sir or Madam – gdy nie wiesz, kto przeczyta wiadomość. To bezpieczny standard w korespondencji z firmą czy urzędem.
- To Whom It May Concern – „Do zainteresowanych”. Brzmi bardzo oficjalnie i sprawdza się głównie w zaświadczeniach oraz pismach ogólnych.
Samo Dear Sir zostaw na sytuacje, w których masz pewność, że piszesz do mężczyzny. Natomiast Dear Madam, gdy piszesz do kobiety. Ogólników typu Hello there w mailu formalnym lepiej unikać.
[BEZPŁATNY E-BOOK]
SZYBKA RANDKA Z ANGIELSKIM
10 praktycznych rzeczy, które powiedziałby Ci na pierwszej randce j. angielski… gdyby mógł mówić.
Wypełnij formularz, a podarujemy Ci ebooka z praktycznymi wskazówkami dotyczącymi nauki angielskiego.
Dodatkowo w kolejnych mailach przekażemy Ci mnóstwo wartościowej wiedzy, narzędzi oraz innych przydatnych materiałów, które możesz wykorzystać samodzielnie.
Pierwsze zdanie w mailu formalnym
Teraz pierwsze zdanie. Konstrukcja I am writing… (piszę…) to najprostszy sposób, żeby od razu przejść do rzeczy:
- I am writing to inform you that our office will be closed on Monday. – Piszę, aby poinformować, że w poniedziałek nasze biuro będzie zamknięte.
- I am writing in reference to your job advertisement. – Piszę w nawiązaniu do Państwa ogłoszenia o pracę.
- I am writing with regard to our correspondence from last week. – Piszę w nawiązaniu do naszej korespondencji z zeszłego tygodnia.
- I am writing in response to your enquiry. – Piszę w odpowiedzi na Państwa zapytanie.
- I am emailing in reference to the invoice you sent. – Piszę w sprawie faktury, którą Państwo przesłali.
- I am contacting you on behalf of Talkersi. – Kontaktuję się z Państwem w imieniu firmy Talkersi.
- In reply to your message, I can confirm that the date works for us. – W odpowiedzi na Państwa wiadomość potwierdzam, że ten termin nam odpowiada.
Jeśli coś załączasz, użyj zwrotu Please find attached my CV („w załączeniu przesyłam moje CV”). Krótko i bez kombinowania.
Przeczytaj też: Jak napisać CV – 16 wskazówek, dzięki którym wyróżnisz się z tłumu >>>
I jeszcze jedno. Nie musisz zawsze zaczynać od I hope this email finds you well. Ten zwrot stał się tak popularny, że w wielu skrzynkach czyta się go jak wypełniacz. W sprawie pilnej albo czysto technicznej spokojnie możesz przejść od razu do sedna.
Początek maila nieformalnego
Mail nieformalny, czyli informal e-mail, zaczynasz od Hi lub Hello i imienia, a czasem od samego imienia. Hi Anna wystarczy w wiadomości do koleżanki z kursu, znajomego z zagranicy czy kolegi z zespołu, z którym jesteś na „ty”.
Zaraz po powitaniu wypada zapytać, co słychać:
- How are you? – Co u Ciebie?
- I hope you are well. – Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko dobrze.
- It was so kind of you to invite me to the wedding! – To bardzo miłe, że zaprosiłeś mnie na wesele!
- Guess what happened last weekend! – Zgadnij, co się wydarzyło w miniony weekend!
- I would love to hear about your new job. – Bardzo chciałabym usłyszeć o Twojej nowej pracy.
W nieformalnym mailu skróty są jak najbardziej w porządku. I’m, don’t, can’t brzmią naturalniej niż pełne formy, a emotikona nikogo nie urazi.
Jak zakończyć maila po angielsku?
Zakończenie maila po angielsku składa się z dwóch elementów: zdania, które domyka treść i formuły pożegnalnej pod spodem. Oba powinny pasować poziomem formalności do powitania.
To najczęstsze miejsce na wpadkę. Lots of love albo kisses pod ofertą handlową wygląda dokładnie tak samo dziwnie, jak brzmi. Na końcu maila warto też jasno powiedzieć, czego oczekujesz od odbiorcy, bo inaczej wiadomość zawiśnie w próżni.
Zakończenie w e-mailu formalnym
W mailu formalnym najpierw piszesz zdanie podsumowujące wiadomość. Jest to zdanie z prośbą lub informacją, którą chcesz podkreślić. Dopiero pod nim wstawiasz formułę pożegnalną.
Oto zwroty, które załatwią większość sytuacji:
- If you could send me the documents by Friday, I would be grateful. – Jeśli mógłby Pan przesłać mi dokumenty do piątku, będę wdzięczny.
- Could you confirm that the meeting is still on? – Czy mógłby Pan potwierdzić, że spotkanie jest aktualne?
- I would appreciate it if you could reply by the end of the week. – Byłbym wdzięczny, gdyby mógł Pan odpowiedzieć do końca tygodnia.
- Please let me know if you have any questions. – Proszę dać mi znać, jeśli ma Pan/Pani jakiekolwiek pytania.
- I would like to draw your attention to the attached invoice. – Chciałbym zwrócić Pana uwagę na załączoną fakturę.
- Please be informed that the offer is valid until the end of the month. – Uprzejmie informujemy, że oferta jest ważna do końca miesiąca.
- If I can be of assistance, please contact me at any time. – Jeśli mogę służyć pomocą, proszę skontaktować się ze mną w dowolnym momencie.
- I look forward to hearing from you. – Czekam na odpowiedź.
- This is just a quick follow up on my previous email. – To tylko krótkie przypomnienie o mojej poprzedniej wiadomości.
Teraz formuła pożegnalna. Tu obowiązuje prosta zasada, o której mało kto pamięta:
- Yours sincerely – gdy zaczynałeś od nazwiska, czyli np. Dear Mr Brown. Odpowiednik „z poważaniem”.
- Yours faithfully – gdy zaczynałeś od Dear Sir or Madam i nie znasz nazwiska / imienia adresata.
- Yours truly – amerykański wariant Yours faithfully, w brytyjskiej korespondencji rzadszy.
- Best regards lub Kind regards – bezpieczny półformalny standard, dziś najczęstszy w mailach biznesowych.
Yours sincerely i Yours faithfully zostaw na pisma naprawdę oficjalne: podania, reklamacje, korespondencję z urzędem.
Zobacz też: Business English – 402 przydatne pojęcia i zwroty (nie zawsze oczywiste) >>>
Zakończenie maila nieformalnego
W mailu nieformalnym zakończenie może być krótkie, ciepłe i bez ceregieli. Wystarczy jedno zdanie i pożegnanie. Zamiast sztywnego contact me („skontaktuj się ze mną”) napiszesz tu po prostu write back („odpisz”) – brzmi naturalniej niż rozbudowane prośby o kontakt.
- Write back soon! – Odpisz szybko!
- Can’t wait to hear from you. – Nie mogę się doczekać wiadomości od Ciebie.
- Hope to hear from you soon. – Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz.
- Would you like to join us? – Masz ochotę do nas dołączyć?
- Do you know if Anna is coming too? – Wiesz, czy Anna też przyjedzie?
- Let me know if you are interested in the tickets, and if not, no worries. – Daj znać, jeśli jesteś zainteresowany biletami, a jeśli nie, nic się nie stało.
- I just wanted to tell you that I finally passed my exam! – Chciałam Ci tylko powiedzieć, że w końcu zdałam egzamin!
- I thought you should know that the party has been moved to Saturday. – Pomyślałem, że powinieneś wiedzieć, że impreza została przeniesiona na sobotę.
Na sam koniec podpis. Do wyboru masz:
- See you soon! – Do zobaczenia wkrótce!
- Take care – Trzymaj się.
- Best wishes – polskie „pozdrawiam serdecznie”.
- Lots of love / Kisses – „buziaki”, „ściskam”.
- Lots of love zostaw dla rodziny i bliskich przyjaciół, bo w mailu do kolegi z pracy zabrzmi co najmniej zaskakująco.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Jak zacząć formalny email po angielsku?
Od zwrotu Dear i nazwiska adresata, a gdy go nie znasz, od Dear Sir or Madam.
Zaraz potem wykorzystaj zdanie z konstrukcją I am writing…, które wyjaśnia cel wiadomości. Dzięki temu odbiorca w kilka sekund dowie, o co chodzi.
Jakie są zasady pisania emaila w języku angielskim?
Najważniejsze zasady pisania maili to jasny temat, powitanie dopasowane do odbiorcy, cel określony w pierwszym lub drugim zdaniu i krótkie akapity.
Zakończenie musi być spójne z powitaniem pod względem formalności. Pisanie e-maila formalnego rządzi się dodatkowo własnymi prawami: bez skrótów, slangu i emotikonów.
Jak jest email po angielsku?
E-mail po angielsku to po prostu email lub e-mail, a cała wiadomość to an email message.
Email funkcjonuje też jako czasownik: I’ll email you tomorrow („napiszę do Ciebie jutro”). Napisać e-mail to write an email.
Co to znaczy sincerely?
Sincerely znaczy w języku angielskim „szczerze”, ale w korespondencji zwrot Yours sincerely tłumaczymy jako „z poważaniem”.
Używasz go wtedy, gdy mail zaczynałeś od nazwiska adresata. Jeśli nazwiska nie znasz, właściwym zakończeniem jest Yours faithfully.
Co to znaczy best regards?
Best regards to w języku angielskim „pozdrawiam” lub „z wyrazami szacunku”.
To najbardziej uniwersalne zakończenie w mailach zawodowych. Wystarczająco uprzejme dla klienta i wystarczająco swobodne dla współpracownika. Jego nieco cieplejszym wariantem jest Kind regards.
Potrzebujesz wsparcia z angielskim?
Możemy pomóc! Indywidualne lekcje z naszymi doświadczonymi Lektorkami i Lektorami to gwarancja szybkich efektów. Od pierwszej minuty mówisz po angielsku, a to jedyny sposób, aby przełamać barierę mówienia.
Odbierz bezpłatną lekcję próbną, podczas której na własnej skórze przekonasz się o tym jak wyglądają lekcje u Talkersów.
